La gestion du temps selon Stephen Covey : mieux comprendre le cadran urgent et important

Dans le monde professionnel moderne, les gestionnaires sont souvent submergés par une multitude de tâches concurrentes, allant des crises à surmonter aux projets à long terme. Il est alors facile de se laisser distraire par les urgences du moment et de négliger d’autres activités importantes mais non urgentes.

Stephen Covey, dans son célèbre livre Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent, a introduit un modèle simple mais puissant pour aider les gens à mieux gérer leur temps : le cadran urgent et important. Ce modèle, également appelé « matrice de gestion du temps », propose une approche systématique pour classer les activités en fonction de leur urgence et de leur importance.

Pour les gestionnaires, comprendre et appliquer ce concept est essentiel afin d’améliorer leur productivité, de réduire leur stress et de mieux atteindre leurs objectifs stratégiques à long terme.

Le cadran urgent et important : définition et explications

La matrice de Covey divise les tâches en quatre quadrants, chacun représentant une combinaison différente de l’urgence et de l’importance.

Ces deux dimensions se définissent comme suit :

- Ce qui est urgent, ce sont les tâches qui nécessitent une attention immédiate. Elles sont souvent accompagnées d’une pression externe ou d’un sentiment d’urgence. Elles peuvent inclure des crises ou des échéances imminentes.

- Ce qui est important, ce sont les tâches qui contribuent de manière significative à vos objectifs à long terme, qu’ils soient professionnels ou personnels. Ces tâches ont une influence directe sur vos résultats globaux, mais elles ne sont pas nécessairement urgentes.

Les quatre quadrants, quant à eux, peuvent être décrits ainsi :

Quadrant I : Ce qui est urgent et important (ou les crises)

Ce quadrant est réservé aux activités qui sont à la fois urgentes et importantes. Ce sont souvent des situations de crise ou des tâches critiques à exécuter immédiatement. Les gestionnaires se retrouvent dans ce quadrant lorsqu’ils font face à des problèmes inattendus, à des projets proches de leur échéance, ou à des urgences liées à des clients ou à des partenaires clés.

Exemples :

- Gérer une crise majeure au sein de l’entreprise (comme une panne de système).

- Traiter un problème avec un client stratégique qui menace de rompre un contrat.

- Livrer un rapport important dont la date de remise est imminente.

Si les gestionnaires passent trop de temps dans ce quadrant, ils peuvent rapidement ressentir de la fatigue, du stress et une surcharge de travail. Il est essentiel de répondre à ces urgences, mais passer trop de temps dans ce quadrant peut indiquer un manque de planification ou une incapacité à anticiper les problèmes avant qu’ils ne deviennent critiques.

Quadrant II : Ce qui est important mais non urgent (ou la planification stratégique)

Le quadrant II est le plus crucial pour une gestion efficace du temps. Il contient les activités qui sont importantes pour le succès à long terme, mais qui ne nécessitent pas d’attention immédiate. Ce sont souvent des tâches liées à la planification, à l’amélioration continue, au développement personnel et professionnel, et à l’établissement de relations solides. En consacrant suffisamment de temps à ce quadrant, les gestionnaires peuvent réduire le nombre de crises qui apparaissent dans le quadrant I, car ils les anticipent et s’y préparent.

Exemples :

- Effectuer une planification stratégique à long terme pour l’entreprise.

- Se former  et développer des compétences.

- Bâtir des relations solides avec des partenaires ou clients.

- Réviser des processus pour améliorer l’efficacité organisationnelle.

Le défi pour de nombreux gestionnaires est que ce quadrant, bien qu’important, n’exerce pas une pression immédiate. Cela signifie qu’il est souvent relégué au second plan face aux urgences quotidiennes. Pourtant, en consacrant davantage de temps au quadrant II, les gestionnaires peuvent non seulement améliorer leur propre performance, mais aussi celle de toute l’équipe à long terme.

Quadrant III : Ce qui est urgent mais non important (ou les distractions déguisées)

Les tâches du quadrant III sont celles qui semblent urgentes, mais qui n’ont pas un effet significatif sur les objectifs à long terme. Ce sont souvent des interruptions ou des tâches qui donnent une illusion de productivité. Les gestionnaires peuvent être tentés de passer beaucoup de temps dans ce quadrant, car ces tâches apparaissent comme des priorités immédiates, mais elles ne contribuent pas réellement à la réalisation des objectifs importants.

Exemples :

- Répondre à des appels ou à des courriels non urgents.

- Participer à des réunions qui ne sont pas pertinentes.

- Gérer des demandes soudaines de collègues qui ne sont pas directement liées à vos objectifs prioritaires.

Le quadrant III est dangereux, car il peut absorber beaucoup de temps sans fournir de résultats significatifs. Les gestionnaires doivent apprendre à déléguer ce type de tâches ou à les refuser lorsqu’elles ne sont pas essentielles à leur rôle.

Quadrant IV : Ce qui est non urgent et non important (ou les pertes de temps)

Le quadrant IV représente les activités qui ne sont ni urgentes ni importantes. Ce sont des distractions pures qui n’apportent aucune valeur ajoutée. Bien que certaines de ces activités puissent être nécessaires pour décompresser ou se détendre, y consacrer trop de temps réduit la productivité et peut conduire à de mauvaises performances à long terme.

Exemples :

- Surfer sur les réseaux sociaux pendant les heures de travail.

- Participer à des conversations ou à des réunions qui n’apportent aucune valeur.

- Consulter des sites Web ou des applications qui n’ont aucun lien avec le travail.

Le temps passé dans le quadrant IV devrait être limité autant que possible. Ce sont des activités qui gaspillent du temps précieux, que ce soit pour le gestionnaire ou l’équipe.

Application pratique pour les gestionnaires

Pour appliquer efficacement le cadran de Covey dans la gestion du temps, les gestionnaires doivent développer des stratégies afin de répartir leurs tâches dans les bons quadrants. Voici quelques étapes pour y parvenir :

1. Identifiez vos priorités : Faites une liste de vos tâches et classez-les en fonction de leur urgence et de leur importance. Cela vous aidera à prendre du recul et à mieux déterminer à quoi consacrer votre temps.

2. Réduisez les tâches du quadrant I : Bien que certaines urgences soient inévitables, essayez de minimiser les tâches de ce quadrant en anticipant les problèmes et en planifiant.

3. Passez plus de temps dans le quadrant II : Consacrez délibérément du temps à des activités importantes mais non urgentes. Cela vous aidera à prévenir les crises et à faire des progrès constants vers vos objectifs stratégiques.

4. Déléguez ou éliminez les tâches du quadrant III : Évitez de vous laisser distraire par des tâches urgentes mais non importantes. Apprenez à déléguer ces tâches ou à dire non à ces interruptions.

5. Évitez le quadrant IV : Soyez conscient(e) des pertes de temps qui peuvent s’accumuler si vous laissez les distractions non importantes dominer votre journée.

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Le modèle de gestion du temps de Stephen Covey est un outil puissant pour aider les gestionnaires à mieux organiser leurs tâches et à se concentrer sur ce qui est vraiment important.

En consacrant moins de temps aux urgences et aux distractions, et davantage à la planification stratégique et à l’amélioration continue, les gestionnaires peuvent non seulement améliorer leur propre productivité, mais aussi celle de leur équipe et de leur organisation.